Beberapa tahun silam saya bekerja di sebuah perusahaan jasa keuangan. Sebagai rekruter tugas saya membantu hiring manager (manajer yang punya lowongan kerja) mencari karyawan baru. Kwalifikasi yang dicari berhubungan dangan teknologi informasi khususnya dalam bidang system engineering dan program design.

Pada suatu hari saya menemui hiring manager ini untuk memberikan tujuh lamaran yang telah saya seleksi. Walaupun semua lamaran sudah saya kirim lewat email dan lewat‘applicant tracking system’, saya tetap membawa foto kopi dari ketujuh lamaran itu. Saya sangat terkejut waktu dia bilang, “Saya tak perlu surat pengantar,” katanya sambil menyodorkan semua surat pengantar kepada saya. “Saya hanya mau melihat resumenya,” jelasnya.

Pada kesempatan lain ketika saya bekerja di institusi pendidikan saya menerima tilpun dari hiring manager. “Tolong kirimkan surat pengantar dari pelamar berikut ini….. .” katanya. Saya pun menghubungi beberapa pelamar yang memang tidak mengirimkan surat pengantar. Padahal hiring manager ini belum tentu tertarik dengan pelamar-pelamar ini. Tetapi dia ingin membaca semua surat pengantar dan resume.

Kedua hiring manager ini tidak bisa mewakili semua hiring manager maupun jenis institusi tempat kerja. Tetapi di dunia perusahaan lebih sering terjadi dimana hiring manager tidak memperhatikan surat pengantar. Sementara di dunia pendidikan atau organisasi non-profit, yang terjadi adalah sebaliknya.

Lantas, apa pentingnya menulis surat pengantar? Apa saja yang bisa dituliskan dalam surat pengantar? Terlepas dari keinginan hiring manager, surat pengantar masih menjadi bagian penting dari lamaran kerja. Kalau hiring manager tidak memerlukannya, dia bisa membuangnya. Kalau hiring manager memerlukannya, paling tidak surat pengantar sudah tersedia.

Informasi Lowongan

Darimana pelamar mendapatkan informasi tentang lowongan kerja sangat membantu hiring manager untuk mengetahui tentang diri pelamar tersebut. Kalau informasinya didapatkan dari website tertentu bisa berarti bahwa pelamar ini memang sedang aktif mencari pekerjaan.

Pelamar yang diberi tahu oleh orang lain yang berpengalaman tentu akan memberi bobot lebih kuat tentang kwalitas si pelamar. Yang jauh lebih penting lagi adalah referensi dari ‘orang dalam’ Pelamar yang mengatakan bahwa dia dianjurkan oleh orang dalam untuk melamar tentu akan mendapatkan perhatian tersendiri hari rekruiter dan hiring manager.

Sebagai rekruter saya biasanya menulis permintaan kepada hiring manager untuk memeriksa lamaran dari pelamar yang mendapat rekomendasi dari karyawan kami sendiri. Seandainya hiring manager yang bersangkutan tidak tertarik dengan kwalitas pelamar tersebut, dia akan memberikan tanggapan atas lamarannya. Tanggapan ini bahkan sering berisi alasan mengapa dia tidak tertarik dengan pengalaman kerja serta kwalitas lainnya.

Ketertarikan dan Minat Pelamar

Secara singkat surat pengantar juga perlu menyampaikan mengapa pelamar tertarik sekali dengan lowongan yang dilamarnya. Ketertarikan ini bisa didasarkan pada jenis perusahaan atau instansi tempat lowongan. Misalnya, pelamar tertarik dengan perusahaan yang memproduksi alat olah-raga dan pelamar sendiri sangat gemar berolahraga. Contoh lain adalah pelamar yang tertarik dengan organisasi sosial yang membantu korban bencana karena dia sendiri pernah mengalami menjadi korban.

Ketertaikan lain yang sering diserbutkan dalam surat pengantar biasanya berhubungan dengan pekerjaan itu sendiri. Sedangkan yang paling sering menjadi alasan utama adalah karena pelamar memiliki latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang berhubungan erat dengan lowongan yang dilamarnya.

Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab oleh pelamar pada bagian ini adalah:

1. Bagaimana pekerjaan ini akan mendorong motivasi kerja pelamar atau merasa dihargai?

2. Bagaimana pekerjaan ini akan membuat pelamar lebih bahagia dan menyumbangkan sesuatu yang berharga?

3. Misi, visi, tata nilai, serta ‘corporate culture’ mana yang sesuai dengan pandangan hidup pelamar?

Keistimewaan Pelamar

Sering kali pelamar kesulitan menemukan keistimewaanya sebagai kandidat. Apa yang berbeda dari pelamar sehingga dia lebih perlu dipertimbangkan daripada pelamar lain kalau mereka sama-sama memiliki kwalitas yang diinginkan perusahaan?

Saya pernah membaca surat pengantar yang mengatakan bahwa pelamar yang bersangkutan sedang dalam proses relokasi ke kota kami. Informasi ini ternyata dianggap penting oleh hiring manager karena dengan pernyataan ini berarti pelamar dan keluarganya memang sudah bersiap diri untuk pindah. Dia juga menyebutkan bahwa tidak akan mengharap bantuan beaya relokasi.

Kemampuan berbahasa daerah tertentu juga menjadi keistimewaan apalagi kalau kemampuan bahasa ini akan membantu keberhasilan pelaksanaan kerja. Tentu saja kemampuan ini punya nilai lebih dibanding dengan ‘mampu berbahasa Indonesia dengan effektif”.

Khusus di Amerika, hiring manager sering melihat ‘cultural competence’ sebagai nilai tambah yang sangat berharga. Dalam hal ini ‘cultural competence’ bisa diartikan sebagai kemampuan bekerja secara effektif dengan orang lain dari berbagai latar belakang budaya, ras, agama, pendidikan, orientasi seksual, dll.

Cukup banyak yang bisa dituliskan dalam surat pengantar lamaran. Tetapi surat lamaran berfungsi sebagai pemikat sehingga hiring manager tertarik untuk membaca lamaran utamanya yaitu resume pelamar. Seperti halnya hidangan pembuka, surat pengantar dipakai untuk membuat hiring manager merasa ‘lebih lapar’ sehingga siap menikmati resume, hidangan utamanya.

Surat pengantar biasanya tidak lebih dari satu halaman. Seperti surat pada umumnya, di bagian akhir pelamar mengucapkan terima kasih kepada penerima surat baik itu hiring manager atau karyawan di bagian personalia. Tidak ada jeleknya kalau dituliskan lagi pada akhir surat bagaimana pelamar bisa dihubungi.

Surat pengantar yang menarik belum tentu menjadi jaminan untuk mendapatkan pekerjaan. Tetapi surat pengantar bisa menjadi penggugah bagi hiring manager untuk menjadi tertarik dengan latar belakang dan kwalitas pelamar.

Semoga berguna bagi pembaca yang sedang menulis surat pengantar lamaran.